Про делегирование много написано, рассказывается на семинарах и тренингах. Но на деле молодому руководителю редко удается получить удовлетворение от делегирования. Или сотрудник не сделал "делегируемое" вовремя - и  руководителю приходится выкручиваться в последний момент самому. Или начальство делегирует - сделать быстро, без ресурсов, очень хорошо ... но не очень понятно "что конкретно он имеет в виду".

Делегирование – это навык. Его необходимо тренировать, как движения в спорте, умение готовить и сколько класть соли. Делегирование не придет через чтение или слушание. Для тренировок желательно использовать "типовые движения". Тут возникает новая трудность - сотрудники разные, ситуации разные. Наконец, «пожары» и нехватка времени. Тему личной эффективности и тайм-менеджмент пока отложим в сторону.

Я покажу шаблонную ситуацию, встречающуюся в работе любого руководителя,  и как использовать ее для овладения этим инструментом успешного руководителя. Речь идет о работе с документами.

Увиденная на днях ситуация. Сотрудник подготовил документ, прислал руководителю по электронной почте. Руководитель познакомился. Потерял время на прерывания со стороны и необходимость читать фрагменты несколько раз. Теперь у него есть мнение по документу и ощущение необходимости исправить недочеты вместе с автором. Иногда, наверное, хочется больше никогда не получать писем и документов от этого человека ;-).

Следующий акт – сотрудник с руководителем за компьютером вдвоем. На экране документ. Клавиатурой и мышью, как вы догадываетесь, управляет руководитель. Он же читает документ. Снова. Руководитель думает вслух, как изменить тот или иной фрагмент. Иногда задает вопросы сотруднику. Последний чаще всего отвечает «уклончиво»: поддакивает, мычит, иногда формулирует кусок предложения. Руководитель полностью поглощен правкой документа. Сотрудник создает ощущение участия, командной работы, копается в своей сумке, может поговорить по телефону, или с присутствующими в комнате. 

Все участники - добросовестные работники. Почему же так получается? - Система управления является определяющей и для стратегии развития предприятия, и в таких мелких, каждодневных ситуациях. Управленческие Кадры решают все.

Я нашел этот способ, когда работал Директором по развитию на производственном предприятии со 175-летней историей. Сотрудники в 2х городах, 5 отделов и все инновации на предприятии: приобретение и запуск нового станка; вывод на рынок новых продуктов; изменение системы оплаты труда. Естественно, документов было очень много. Я хорошо владел ноутбуком. Но к вечеру в глазах все расплывалось. Я купил специальные черные очки с дырками – время работы увеличилось, но этого было недостаточно… Я решил поменять что-то в своих методах работы: перейти к работе с бумажными документами И научиться «читать документ один раз».  

Алгоритм тренировки делегирования на типовой функции руководителя:

1. Сотрудники предоставляют «документы в разработке» исключительно в бумажном виде.

2. Руководитель в удобное для себя время читает и делает пометки на бумажном документе.

3. Сотрудник, получая ваши устные комментарии к пометкам на полях, делает записи. На листе бумаги, на диктофон, смартфон, ноутбук или высекает на камне - по собственному усмотрению. Важно: руководитель – говорит, сотрудник – записывает. Слушать можно, но не долго.

4. Через некоторое время возвращаемся к п.1.

5. п.3 заменяется подписанием готового документа и обязательной похвалой сотрудника за конкретные его находки и др.

Примечания к алгоритму.

К п.1: На документе сотруднику обязательно ставить текущую дату и подпись (фамилию). Это простое действие имеет большие последствия. Мало людей жаждут писать свою фамилию на очевидной ерунде –  они постараются чуть больше. Вы будете встречать очень старые даты – задумайтесь, может это дело не приоритетное? Желательно где-то указывать дату начала работы над документом.

К п.2 Удобное время для чтения, кроме вашего расписания и биологических ритмов – чтобы никто не отвлекал. Из тайм-менеджмента: хорошая длительность погружения – 1,5-2 часа.

Вы имеете право написать большой кусок текста в документ. Для этого удобно использовать обратную сторону предыдущего листа. Подобные большие вставки желательно нумеровать.

Обязательно приучайте себя при чтении сразу следить за грамотностью. Это повышает концентрацию внимания и почему-то приводит к лучшему пониманию сути документа и подбору формулировок.

Вы можете исправить формулировку «как надо». Можете не вносить исправления, а задать наводящие вопросы по тексту. Не забывайте, что этот алгоритм нацелен на развитие сотрудника. Правильные вопросы – прекрасный инструмент развития профессионализма ваших коллег.

У п.3 две главных задачи. Развитие профессионализма сотрудника. Это лучше происходит, когда он не роется в сумке рядом, а активно слушает и фиксирует что-то новое для себя. Если руководитель сделал пометку, значит сотрудник узнал что-то новое.

Вторая – это взаимное уважение. Руководитель не унижает, а развивает сотрудника записыванием. Сотрудник проявляет уважение к руководителю - уважая, как минимум, потраченное им время.

По п.4. Руководителю важно сформировать у сотрудников трудовую дисциплину. К сожалению одной лишь властью, палкой и штрафами это сделать не получается. Коллектив воспитывают не заявлениями, а на примерах. Это не текущая тема, но стоит обратить внимание на крайне полезную вещь. Стоит оставить себе копию п.2., и иногда проверить новый вариант: все ли грамматические (!) и другие замечания исправлены. Трудовая дисциплина начинается с точного исполнения распоряжений руководителя. Прекрасный повод для индивидуального воспитания нового сотрудника.

По п.5 хочется обратить внимание на искреннюю похвалу. Сотрудник не только достиг результата, он еще чему-то научился. Руководителю полезно напомнить сотруднику полученный опыт, отметить значение завершенной работы, напомнить ее место в большом деле. Путь к делегированию лежит через обучение и совместный успех.

Этот прием не только на практике тренирует у руководителя навык делегирования, но и повышает трудовую дисциплину, командный дух в коллективе, развивает профессионализм сотрудников. Вам необходимо только желание и терпение. И пусть вам доведется работать в хорошем коллективе, а ваши успехи отмечаются достойной оплатой труда.

08:24 Ошибка в тексте? Выделите ее мышкой и нажмите Ctrl+Enter

Поделиться

Просмотров: 1935

Ткачев А.М. +